Tổng chưởng lý Balderas đã ban hành hướng dẫn sau đây cho các cơ quan công trên toàn Tiểu bang New Mexico liên quan đến nghĩa vụ liên tục của họ trong việc tuân thủ Đạo luật Phiên họp công khai (OMA) và Đạo luật Thanh tra hồ sơ công cộng (IPRA) trong thời gian ban bố tình trạng khẩn cấp tại New Mexico.

Tổng Chưởng lý Balderas phát biểu: “Sức khỏe và sự an toàn của các gia đình New Mexico là ưu tiên hàng đầu trên toàn tiểu bang, nhưng chính quyền phải duy trì tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đặc biệt là trong thời gian ban bố tình trạng khẩn cấp. Tất cả các cơ quan công quyền nên tuân thủ hướng dẫn của các quan chức y tế công cộng và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào để đảm bảo tuân thủ luật minh bạch của chúng ta trong thời gian này.”

Văn phòng Tổng chưởng lý khuyến cáo tất cả các cơ quan công chịu sự điều chỉnh của OMA trước hết phải tuân theo hướng dẫn của Bộ Y tế và các quan chức y tế khác để đảm bảo sức khỏe và sự an toàn cho cả thành viên của cơ quan và công chúng.

Theo đó, điều thận trọng nhất cần làm để đảm bảo tuân thủ OMA là hoãn bất kỳ cuộc họp công cộng không cần thiết nào trong thời gian chờ đợi tình trạng khẩn cấp. Tuy nhiên, nếu một cơ quan công quyền có vấn đề khẩn cấp hoặc cấp bách cần giải quyết, họ có thể tiến hành họp trực tuyến theo các hướng dẫn sau:

• Thông báo về cuộc họp vẫn phải tuân thủ các yêu cầu của OMA và phải chứa thông tin chi tiết về cách thức công chúng có thể tham dự và lắng nghe qua điện thoại, phát trực tiếp hoặc các công nghệ tương tự khác—bao gồm các thông tin chi tiết như số điện thoại liên quan, địa chỉ trang web, v.v.;
• Mặc dù được cung cấp bằng các phương tiện thay thế, công chúng phải có một số hình thức tiếp cận cuộc họp để thay thế cho quyền tiếp cận mà họ sẽ có trong bất kỳ cuộc họp công khai nào được lên lịch thông thường theo OMA;
• Khi có thể, hội nghị truyền hình là phương pháp thay thế tốt nhất để tổ chức cuộc họp;
• Khi bắt đầu cuộc họp, chủ tọa phải công bố tên của các thành viên của cơ quan công quyền tham gia từ xa;
• Tất cả các thành viên của cơ quan công tham gia từ xa phải tự giới thiệu bản thân bất cứ khi nào họ nói và phải được các thành viên khác của cơ quan công và công chúng nghe rõ;
• Người chủ trì hoặc người điều hành cuộc họp phải tạm dừng thảo luận nếu âm thanh hoặc hình ảnh bị gián đoạn;
• Mọi cuộc bỏ phiếu của cơ quan công quyền phải được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu điểm danh;
• Cơ quan công quyền phải lập và lưu giữ biên bản ghi chép phiên họp công khai.

Để tuân thủ IPRA, Văn phòng Tổng Chưởng lý khuyến nghị, trước hết, các cơ quan tiếp tục đáp ứng các thời hạn của IPRA và thực hiện các yêu cầu của IPRA theo bất kỳ cách nào có thể, dựa trên các khuyến nghị của Bộ Y tế và bất kỳ lệnh nào theo tình trạng khẩn cấp. Điều quan trọng nhất, như thường lệ, là người lưu giữ hồ sơ của một cơ quan công nên liên lạc nhanh chóng với bên yêu cầu, tuy nhiên, hiện tại cần xem xét các trường hợp sản xuất trong bối cảnh tình trạng khẩn cấp.

Theo hướng dẫn y tế công cộng trong thời gian ban bố tình trạng khẩn cấp, các cơ quan công quyền nên tạm dừng mọi hoạt động kiểm tra trực tiếp hồ sơ công trong thời gian chờ ban bố tình trạng khẩn cấp. Các cơ quan công quyền nên nỗ lực hết sức để tuân thủ các quy định của IPRA bằng cách xuất trình hồ sơ điện tử. Trong trường hợp hồ sơ không có sẵn dưới dạng điện tử và không thể xuất trình trong thời gian quy định của IPRA, cơ quan có thể chỉ định yêu cầu là quá tải do tình trạng khẩn cấp và thông báo cho người yêu cầu rằng yêu cầu sẽ được thực hiện theo quy định của IPRA khi tình trạng khẩn cấp được dỡ bỏ.

Tóm lại, IPRA vẫn có hiệu lực và tất cả các thời hạn phải được đáp ứng tối đa có thể. Trong trường hợp tình trạng khẩn cấp gây cản trở hoặc hạn chế khả năng phản hồi của một tổ chức, chúng tôi xin nhắc lại rằng tổ chức đó vẫn nên liên hệ ngay với người yêu cầu để đưa ra các phương án thay thế nhằm cho phép việc kiểm tra hồ sơ, phù hợp với tinh thần và mục đích của IPRA.

Văn phòng Tổng chưởng lý vẫn sẵn sàng hỗ trợ bất kỳ cơ quan công nào có thắc mắc hoặc lo ngại về việc tuân thủ OMA và IPRA, đồng thời sẽ tiếp tục tiếp nhận các khiếu nại liên quan đến OMA và IPRA trong thời gian ban bố tình trạng khẩn cấp.

###