Nagbigay si Attorney General Balderas ng sumusunod na patnubay sa mga pampublikong entidad sa buong Estado ng New Mexico tungkol sa kanilang patuloy na obligasyon na sumunod sa Open Meetings Act (OMA) at sa Inspection of Public Records Act (IPRA) sa panahon ng state of emergency sa New Mexico.

"Ang kalusugan at kaligtasan ng mga pamilyang New Mexican ay ang numero unong priyoridad sa ating Estado, ngunit ang gobyerno ay dapat manatiling transparent at may pananagutan, lalo na sa panahon ng isang estado ng emerhensiya," sabi ni Attorney General Balderas. "Ang lahat ng pampublikong entidad ay dapat sumunod sa patnubay ng mga opisyal ng pampublikong kalusugan at gumawa ng anumang kinakailangang pagsasaayos upang matiyak ang pagsunod sa aming mga batas sa transparency sa panahong ito."

Pinapayuhan ng Opisina ng Attorney General ang lahat ng pampublikong entidad na napapailalim sa OMA na una at higit sa lahat ay sundin ang patnubay ng Kagawaran ng Kalusugan at iba pang mga opisyal ng kalusugan upang matiyak ang kalusugan at kaligtasan ng kapwa miyembro ng entidad at ng publiko.

Alinsunod dito, ang pinakamaingat na bagay na dapat gawin upang matiyak ang pagsunod sa OMA ay ang pagpapaliban ng anumang hindi mahalagang pampublikong pagpupulong sa panahon ng pendency ng state of emergency. Kung, gayunpaman, ang isang pampublikong entity ay may emergency o sensitibo sa oras na bagay na aasikasuhin, maaari itong magpatuloy sa isang virtual na pagpupulong sa ilalim ng mga sumusunod na alituntunin:

• Ang abiso ng pulong ay dapat pa ring sumunod sa mga utos ng OMA, at dapat itong maglaman ng detalyadong impormasyon tungkol sa kung paano maaaring dumalo at makinig ang mga miyembro ng publiko sa pamamagitan ng telepono, live streaming, o iba pang katulad na mga teknolohiya—dapat itong kasama ang mga detalye tulad ng mga nauugnay na numero ng telepono, mga web address, atbp.;
• Habang ibinibigay sa pamamagitan ng mga alternatibong paraan, ang publiko ay dapat magkaroon ng ilang paraan ng pag-access sa pulong upang palitan ang access na gagawin nito sa anumang karaniwang nakaiskedyul na pampublikong pagpupulong na napapailalim sa OMA;
• Kung posible, ang videoconference ay ang pinakamahusay na alternatibong paraan ng pagdaraos ng mga pagpupulong;
• Sa simula ng pagpupulong, dapat ipahayag ng tagapangulo ang mga pangalan ng mga miyembro ng pampublikong entidad na lumalahok nang malayuan;
• Ang lahat ng miyembro ng pampublikong entity na lumalahok sa malayo ay dapat na kilalanin ang kanilang sarili sa tuwing sila ay nagsasalita at dapat na malinaw na naririnig ng iba pang mga miyembro ng pampublikong entidad at ng publiko;
• Ang tagapangulo o taong namumuno sa pulong ay dapat na suspindihin ang talakayan kung ang audio o video ay nagambala;
• Ang lahat ng boto ng pampublikong entity ay dapat sa pamamagitan ng roll call vote;
• Ang pampublikong entidad ay dapat gumawa at magpanatili ng isang pagtatala ng bukas na sesyon ng pulong.

Upang sumunod sa IPRA, inirerekomenda ng Opisina ng Attorney General na, una, patuloy na tutuparin ng mga ahensya ang mga deadline ng IPRA at tuparin ang mga kahilingan sa IPRA gayunpaman posible ayon sa mga rekomendasyon ng Department of Health at anumang kautusan alinsunod sa estado ng emerhensiya. Ang pinakamahalaga, gaya ng palaging nangyayari, ang tagapag-ingat ng mga rekord ng pampublikong entidad ay dapat makipag-ugnayan kaagad sa humihiling na partido, gayunpaman ngayon ay patungkol sa mga kalagayan ng produksyon sa konteksto ng estado ng emerhensiya.

Alinsunod sa mga alituntunin sa kalusugan ng publiko sa panahon ng estado ng emerhensiya, dapat na suspindihin ng mga pampublikong entity ang lahat ng personal na inspeksyon ng mga pampublikong rekord sa panahon ng pendency ng state of emergency. Dapat gawin ng mga pampublikong entidad ang lahat ng pagsisikap na sumunod sa mga mandato ng IPRA sa pamamagitan ng paggawa ng mga talaan sa elektronikong paraan. Kung lumitaw ang mga pangyayari kung saan ang mga rekord ay hindi magagamit sa elektronikong paraan at hindi magawa sa mga takdang panahon na ipinag-uutos ng IPRA, maaaring italaga ng isang ahensya ang isang kahilingan bilang labis na pabigat dahil sa estado ng emerhensiya, at makipag-ugnayan sa humihiling na ang kahilingan ay matutupad ayon sa hinihiling ng IPRA kapag inalis ang estado ng emerhensiya.

Sa madaling salita, ang IPRA ay nalalapat pa rin at lahat ng mga deadline ay dapat matugunan hanggang sa abot ng makakaya. Kung saan ang estado ng emerhensiya ay humahadlang o kung hindi man ay nagbabawal sa kakayahan ng isang entity na tumugon, inuulit namin na gayunpaman, ang entidad ay dapat makipag-ugnayan kaagad sa humihiling upang gumawa ng mga alternatibong pagsasaayos upang payagan ang pag-inspeksyon ng mga talaan, alinsunod sa diwa at layunin ng IPRA.

Ang Opisina ng Attorney General ay patuloy na magagamit sa anumang pampublikong entity na may mga tanong o alalahanin tungkol sa pagsunod sa OMA at IPRA, at patuloy ding tatanggap ng mga reklamo sa OMA at IPRA sa panahon ng estado ng emerhensiya.

###