El Procurador General Balderas emitió la siguiente guía a las entidades públicas de todo el estado de Nuevo México con respecto a sus obligaciones continuas de cumplir con la Ley de Reuniones Abiertas (OMA) y la Ley de Inspección de Registros Públicos (IPRA) durante el estado de emergencia en Nuevo México.

“La salud y la seguridad de las familias de Nuevo México es la prioridad número uno en todo nuestro estado, pero el gobierno debe mantener la transparencia y la rendición de cuentas, especialmente durante un estado de emergencia”, declaró el Fiscal General Balderas. “Todas las entidades públicas deben seguir las directrices de los funcionarios de salud pública y realizar los ajustes necesarios para garantizar el cumplimiento de nuestras leyes de transparencia durante este período”.

La Procuraduría General de la República recomienda a todas las entidades públicas sujetas a la OMA que, en primer lugar, sigan las directrices del Departamento de Salud y otros funcionarios de salud para garantizar la salud y la seguridad tanto de los miembros de la entidad como del público.

Por consiguiente, lo más prudente para garantizar el cumplimiento de la OMA sería posponer cualquier reunión pública no esencial durante la vigencia del estado de emergencia. No obstante, si una entidad pública tiene que atender una emergencia o un asunto urgente, podrá celebrar una reunión virtual siguiendo las siguientes directrices:

• La notificación de la reunión debe seguir cumpliendo con los mandatos de la OMA y debe contener información detallada sobre cómo los miembros del público pueden asistir y escuchar por teléfono, transmisión en vivo u otras tecnologías similares; esto debe incluir detalles como números de teléfono relevantes, direcciones web, etc.
• Si bien se proporciona por medios alternativos, el público debe tener alguna forma de acceso a la reunión para sustituir el acceso que tendría durante cualquier reunión pública normalmente programada sujeta a la OMA;
• Siempre que sea posible, la videoconferencia es el mejor método alternativo para celebrar reuniones;
• Al iniciar la reunión, el presidente deberá anunciar los nombres de aquellos miembros de la entidad pública que participen de forma remota;
• Todos los miembros de la entidad pública que participen de forma remota deberán identificarse siempre que hablen y deberán ser claramente audibles para los demás miembros de la entidad pública y para el público;
• El presidente o la persona que dirige la reunión debe suspender la discusión si se interrumpe el audio o el vídeo;
• Todas las votaciones de la entidad pública deberán realizarse mediante votación nominal;
• La entidad pública deberá producir y mantener una grabación de la sesión abierta de la reunión.

Para cumplir con la Ley de Registros Públicos (IPRA), la Procuraduría General recomienda, en primer lugar, que las agencias sigan cumpliendo con los plazos de la IPRA y atiendan las solicitudes de la IPRA en la medida de lo posible, a la luz de las recomendaciones del Departamento de Salud y cualquier orden emitida en virtud del estado de emergencia. Es fundamental, como siempre, que el custodio de registros de una entidad pública se comunique con prontitud con la parte solicitante, sin importar las circunstancias de la producción en el contexto del estado de emergencia.

De conformidad con las directrices de salud pública durante el estado de emergencia, las entidades públicas deben suspender toda inspección presencial de registros públicos mientras esté vigente. Las entidades públicas deben hacer todo lo posible por cumplir con los mandatos de la Ley de Registros Públicos (IPRA) mediante la producción electrónica de registros. Si surgen circunstancias en las que los registros no estén disponibles electrónicamente y no puedan producirse dentro de los plazos establecidos por la IPRA, una agencia podrá designar una solicitud como excesivamente gravosa debido al estado de emergencia y comunicar al solicitante que esta se atenderá según lo dispuesto por la IPRA una vez que se levante el estado de emergencia.

En resumen, la IPRA sigue vigente y todos los plazos deben cumplirse en la mayor medida posible. Si el estado de emergencia dificulta o impide de alguna manera la capacidad de respuesta de una entidad, reiteramos que esta debe comunicarse con prontitud con el solicitante para buscar alternativas que permitan la inspección de los registros, de conformidad con el espíritu y la intención de la IPRA.

La Procuraduría General de la República continúa disponible para cualquier entidad pública que tenga preguntas o inquietudes sobre el cumplimiento de OMA e IPRA, y también continuará recibiendo quejas de OMA e IPRA durante el estado de emergencia.

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