Generalstaatsanwalt Balderas hat den öffentlichen Einrichtungen im gesamten Bundesstaat New Mexico die folgenden Richtlinien zu ihren fortlaufenden Verpflichtungen zur Einhaltung des Open Meetings Act (OMA) und des Inspection of Public Records Act (IPRA) während des Ausnahmezustands in New Mexico herausgegeben.

„Die Gesundheit und Sicherheit der Familien in New Mexico hat in unserem Bundesstaat oberste Priorität. Die Regierung muss jedoch transparent und rechenschaftspflichtig bleiben, insbesondere während des Ausnahmezustands“, sagte Generalstaatsanwalt Balderas. „Alle öffentlichen Einrichtungen sollten den Anweisungen der Gesundheitsbehörden folgen und alle notwendigen Anpassungen vornehmen, um die Einhaltung unserer Transparenzgesetze auch in dieser Zeit zu gewährleisten.“

Das Büro des Generalstaatsanwalts rät allen öffentlichen Einrichtungen, die dem OMA unterliegen, in erster Linie den Anweisungen des Gesundheitsministeriums und anderer Gesundheitsbehörden zu folgen, um die Gesundheit und Sicherheit sowohl der Mitglieder der Einrichtung als auch der Öffentlichkeit zu gewährleisten.

Um die Einhaltung des OMA sicherzustellen, ist es daher am sinnvollsten, alle nicht zwingend notwendigen öffentlichen Versammlungen während der Dauer des Ausnahmezustands zu verschieben. Sollte eine öffentliche Einrichtung jedoch einen Notfall oder eine zeitkritische Angelegenheit zu erledigen haben, kann sie unter den folgenden Richtlinien eine virtuelle Versammlung abhalten:

• Die Bekanntmachung der Sitzung muss weiterhin den Vorgaben der OMA entsprechen und sollte detaillierte Informationen darüber enthalten, wie die Öffentlichkeit per Telefon, Live-Streaming oder anderen ähnlichen Technologien teilnehmen und zuhören kann – dazu sollten Details wie relevante Telefonnummern, Webadressen usw. gehören;
• Auch wenn dies auf alternative Weise geschieht, muss die Öffentlichkeit in irgendeiner Form Zugang zu der Sitzung haben, als Ersatz für den Zugang, den sie während einer regulär angesetzten öffentlichen Sitzung hätte, die dem OMA unterliegt.
• Soweit möglich, ist die Videokonferenz die beste Alternative zur Durchführung von Besprechungen.
• Zu Beginn der Sitzung sollte der Vorsitzende die Namen der Mitglieder der öffentlichen Einrichtung bekannt geben, die per Fernzugriff teilnehmen.
• Alle Mitglieder der öffentlichen Einrichtung, die per Fernzugriff teilnehmen, müssen sich bei jeder Rede zu erkennen geben und für die anderen Mitglieder der öffentlichen Einrichtung und die Öffentlichkeit deutlich hörbar sein.
• Der Vorsitzende oder die Person, die die Besprechung leitet, sollte die Diskussion unterbrechen, wenn die Audio- oder Videoübertragung unterbrochen wird.
• Alle Abstimmungen der öffentlichen Einrichtung sollten durch Namensaufruf erfolgen.
• Die öffentliche Einrichtung sollte eine Aufzeichnung der öffentlichen Sitzung erstellen und aufbewahren.

Um dem IPRA zu entsprechen, empfiehlt die Generalstaatsanwaltschaft den Behörden zunächst, die Fristen des IPRA einzuhalten und IPRA-Anfragen nach Möglichkeit zu erfüllen, wobei die Empfehlungen des Gesundheitsministeriums und etwaige Anordnungen im Rahmen des Ausnahmezustands zu berücksichtigen sind. Von größter Bedeutung ist, wie immer, dass der Aktenverwalter einer öffentlichen Einrichtung umgehend mit der anfragenden Partei kommuniziert, diesmal jedoch über die Umstände der Erstellung im Kontext des Ausnahmezustands.

Gemäß den Richtlinien des öffentlichen Gesundheitswesens während des Ausnahmezustands sollten öffentliche Einrichtungen die persönliche Einsichtnahme in öffentliche Aufzeichnungen während der Dauer des Ausnahmezustands aussetzen. Öffentliche Einrichtungen sollten sich nach Kräften bemühen, die Vorgaben des IPRA durch die elektronische Bereitstellung von Aufzeichnungen zu erfüllen. Sollten Aufzeichnungen nicht elektronisch verfügbar sein und nicht innerhalb der vom IPRA vorgegebenen Fristen bereitgestellt werden können, kann eine Behörde eine Anfrage aufgrund des Ausnahmezustands als übermäßig belastend einstufen und dem Antragsteller mitteilen, dass die Anfrage gemäß den Anforderungen des IPRA nach Aufhebung des Ausnahmezustands erfüllt wird.

Kurz gesagt: Das IPRA gilt weiterhin, und alle Fristen sollten so weit wie möglich eingehalten werden. Sollte der Ausnahmezustand die Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen oder anderweitig verhindern, weisen wir erneut darauf hin, dass das Unternehmen dennoch umgehend mit dem Antragsteller kommunizieren sollte, um alternative Vereinbarungen zur Einsichtnahme in die Unterlagen zu treffen, im Einklang mit dem Geist und der Absicht des IPRA.

Das Büro des Generalstaatsanwalts steht allen öffentlichen Einrichtungen weiterhin zur Verfügung, die Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der OMA- und IPRA-Vorschriften haben, und nimmt während des Ausnahmezustands auch weiterhin Beschwerden über OMA und IPRA entgegen.

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